Stop met het handmatig sorteren van e-mails. Bespaar kostbare tijd, voorkom fouten en automatiseer nu ook uw agendabeheer met onze slimme oplossing voor Outlook.
De automatisering van uw mailbox en agenda
Stel je voor: nooit meer handmatig e-mails met offertes, orders of facturen naar de juiste projectmap slepen. Geen verloren bijlagen meer en altijd een perfect georganiseerd archief. De Prodist outlook e-mail AI-assistent neemt dit repetitieve werk volledig uit handen, en kan nu zelfs de status van uw agenda items gekoppeld aan een order bijwerken, zodat u zich kunt focussen op wat echt belangrijk is. Denk aan status orderbevestiging getekend of iets dergelijks.
- Bespaar meerdere uren per week: Automatiseer de verwerking van honderden e-mails per dag. Bij een besparing van een 1 uur mailverwerking per dag X 21 gewerkte dagen per maand x gemiddeld werkgeverslasten van 25 euro per uur bespaar je al 525 euro per mailbox per maand.
- Schakel de menselijke fouten uit: Garandeer dat elk document consistent en correct wordt gearchiveerd.
- Creëer overzicht: Zie direct de status van een e-mail of afspraak in Outlook dankzij gekleurde categorieën.
De kracht van automatisering: onze features
- Licentiebeveiliging: De applicatie vereist een geldige licentie om te kunnen functioneren.
- Intelligente routering: Sorteert e-mails en bijlagen automatisch in de juiste mappen (offertes, orders, facturen) op basis van trefwoorden in het onderwerp.
- Dynamische status updates: Wijs automatisch unieke categorieën toe. Markeer een e-mail als Goedgekeurd na ontvangst van een proefdruk, of als Geüpload wanneer een klant een nieuw bestand aanlevert.
- Flexibele acties (Nieuw!): Kies zelf het doel van een actie. Pas de categorie van de e-mail aan, of laat de tool een bijbehorend agenda-item opzoeken en bijwerken.
- Naadloze database integratie: Vindt automatisch het juiste ordernummer in uw SQL-database op basis van een referentienummer in de e-mail.
- Multi-Account & Multi-Folder: Scan moeiteloos meerdere mailboxen (bijv. info@ en uw persoonlijke account) en specifieke mappen (Postvak IN, Verzonden Items).
- Flexibele opslag: Kies ervoor om de volledige e-mail op te slaan als een .msg-bestand, of extraheer alleen de bijlagen met specifieke extensies (.pdf, .xlsx, etc.).
- Slimme logging: Genereert alleen bij de eerste keer opstarten een uitgebreid logboek van alle mailbox-instellingen, waardoor de dagelijkse logs schoon en overzichtelijk blijven.
Installatie en configuratie
We zijn vanuit Prodist ongeveer 30 minuten bezig om een mailbox goed in te stellen. Daarbij is de eerste keer een extra initiële installatie nodig van de software en daarna de installatie per mailbox
Gebruik en tips
- Start de applicatie: Dubbelklik op exe om de scan te starten.
- Automatiseren: Maak een geplande taak (Scheduled Task) in Windows aan om de .exe periodiek uit te voeren.
Categorieën aanmaken in Outlook
Om de gekleurde categorieën te zien, moet u ze eenmalig handmatig aanmaken in Outlook:
- Klik met de rechtermuisknop op een e-mail, kies Categoriseren > Alle categorieën…
- Klik op Nieuw… en voeg de namen toe die u heeft ingesteld (bijv. “Processed”, “Goedgekeurd”, “Geupload”). Kies voor elke categorie een unieke kleur.
Kosten Prodist outlook e-mail AI assistent
Gezien de berekende besparing per gebruiker per maand rekenen we voor deze tool:
- 25,00 euro per gebruiker, maximaal 2 mailboxen
- Eenmalige opstartkosten van de tool 49 euro
- Eenmalig inrichten per gebruiker 49 euro
© Prodist ERP Software. Voor het gebruik van deze software is een licentie vereist.
