Je orders de baas met slimme bedrijfssoftware voor de maakindustrie

ProdistERP is slimme bedrijfssoftware voor de maakindustrie. Het is intuïtief, schaalbaar én betaalbaar. Niet voor niets gingen honderden bedrijven je voor.

Een nieuw ERP systeem selecteren en aanschaffen

De zoektocht naar een nieuw ERP-systeem is niet gemakkelijk. Tussen alle verschillende aanbieders is het een hele klus om de juiste aanbieder te vinden voor de wensen en eisen van jouw bedrijf. Vooral in de maakindustrie is het belang van een goede offerte of ordercalculatie groot. Dat is ook het gebied waar bij veel grote ERP-aanbieders de tekortkoming zit. In de praktijk betekent dit vaak dat er in een Excel wordt gecalculeerd en dat de informatie wordt overgetikt in de ERP. Om ervoor te zorgen dat dit niet meer nodig is heeft Prodist ERP Software de module ProdistERP Business Components ontwikkeld. Hierover later meer.

De betekenis van ERP

ERP betekent Enterprise Resource Planning. Hiermee worden alle resources binnen je bedrijf (zoals mensen, machines en ook materiaal) bedoeld die meegenomen worden in de mix van werkzaamheden die voorkomen bij het verwerken van orders. Vanuit de gecalculeerde opdracht komt een vraag naar capaciteit van mens en machine (resources). Deze resources worden in een ERP-systeem gepland om daarmee de order weer op tijd te kunnen leveren. Vaak zit in de order een behoefte aan materiaal en ook dit wordt in de ERP meegenomen om af te roepen vanuit voorraad of te bestellen bij de leverancier.

De selectie van een ERP-systeem

Bij bedrijven onder de 25 à 30 medewerkers zien we vaak dat een persoon binnen de organisatie online op zoek gaat naar een geschikte leverancier. Hier wordt contact mee gezocht en vervolgens worden de wensen en eisen besproken. Op basis hiervan wordt een demo van de software gegeven en volgt de offerte. Vaak wordt er om referenties gevraagd en na een aantal positieve contacten volgt de opdracht tot levering en wordt gestart met de implementatie.

Het opstellen van een RFI

Bij grote bedrijven wordt vaak begonnen met het opstellen van een RFI (request for information) Er wordt een team van mensen (key users) gevormd die meestal per afdeling de wensen en eisen in kaart brengen. Deze RFI wordt naar een aantal geselecteerde leveranciers (longlist) gestuurd die dan in de RFI kunnen aangeven welke onderdelen wel of niet onderdeel van hun software zijn. Ook wordt meestal een eerste inschatting van de kosten van de software en de implementatie gevraagd. Vanuit deze ingevulde RFI’s wordt een shortlist van drie leveranciers geselecteerd waarmee het vervolgtraject wordt gestart. Deze mogen hun bedrijf verder komen voorstellen en hun product demonstreren. Uiteindelijk wordt een leverancier gekozen en de implementatie gestart.

Waarom bedrijven een nieuw ERP-systeem kopen

Overstappen op een nieuw ERP-systeem roept binnen bedrijven vaak veel weerstand op. De calculator is bang dat hij veel meer werk krijgt en het management krijgt al slapeloze nachten van alle verandering, de extra kosten en hopelijk niet te veel maatwerk. 

Toch brengt een nieuw ERP-systeem vaak nieuwe inzichten. Door je alleen al te oriënteren op een ander systeem ga je kritisch naar de huidige processen kijken. En met de keuze voor een nieuw en vaak beter passend ERP-systeem kunnen deze processen worden verbeterd. Ook hebben nieuwe ERP-systemen vaak meer functionaliteit. Door moderne en verbeterde technieken kunnen nieuwe ERP-systemen bijvoorbeeld beter communiceren met webshops of zijn ze beter voorbereid op thuiswerken. Al met al redenen genoeg om up-to-date te blijven en je af en toe opnieuw te oriënteren.

De implementatie van een nieuwe ERP en de valkuilen

Het is belangrijk om vanaf het begin van een ERP- implementatie duidelijk te hebben wat de doelen zijn. Hier moet je ook een haalbare planning tegenover zetten. Bespreek de verwachtingen goed met de consultant en houdt vinger aan de pols of deze worden waargemaakt. Bij implementaties is er vaak sprake van voortschrijdend inzicht. Zo lokt de ene verandering de andere uit, wat begrijpelijk is. Dit heeft wel als valkuil dat nieuwe inzichten de planning beïnvloeden en de voortgang onder druk zetten. Spreek van tevoren goed met elkaar af wat er moet gebeuren bij extra wensen. Neem je deze meteen mee of wordt dit na de initiële implementatie een los traject? Dit voorkomt veel irritaties bij zowel de klant als leverancier achteraf.

Valkuilen

De belangrijkste fase in de implementatie valt terug te voeren naar het selectietraject en de daarin gemaakte afspraken. Kader de gewenste functionaliteit goed af en maak afspraken over nieuwe wensen. Betrek de medewerkers vanaf het begin en neem de onduidelijkheden omtrent de veranderingen zo goed mogelijk weg. De angst voor verandering roept vaak weerstand op en dit heeft een negatieve impact op de implementatie.

Zorg voor een duidelijke en regelmatige communicatie over de voortgang en deel deze met de betrokken medewerkers. Zij zorgen voor draagvlak binnen de rest van de organisatie. En vergeet niet dat de hardware ook op orde moet zijn. Ook de allernieuwste en modernste software draait als een krant op oude achterhaalde hardware. Daarnaast kun je kiezen voor een oplossing in de cloud, een server huren. Zo kunnen alle thuiswerkers ook aangesloten worden. Kortom: vermijd onduidelijke afspraken en verwachtingspatronen, niet betrokken medewerkers en slecht functionerende hardware.

Kiezen voor Prodist ERP Software

Prodist ERP Software bestaat inmiddels bijna dertig jaar en heeft in al die jaren meer dan 1.200 bedrijven mogen automatiseren met haar software ProdistERP. In de beginperiode voornamelijk bedrijven uit de grafische industrie, maar de laatste vijftien jaar ook bedrijven uit de metaalindustrieoppervlaktebehandelaars, jachtwerven en scheepsbouwers en natuurlijk werken we zelf, als softwarebedrijf, ook al jaren met ons eigen pakket.

In al die jaren hebben we bedrijven bezocht die op zoek zijn naar een andere en vaak betere oplossing voor hun automatiseringsvraagstuk. Meestal zitten we aan tafel met een eigenaar en medewerkers die een discipline binnen het bedrijf vertegenwoordigen. Zo zijn het vaak de personen die de calculaties, planning of financiën doen. Uit ervaring weten we dat de calculator het vaak belangrijk vindt de berekening van een product zo goed mogelijk op orde te krijgen. Dat zorgt namelijk voor een goede basis voor een planning en factuur.

Omdat we in zoveel verschillende branches actief zijn hebben we hiervoor een module ontwikkeld die ervoor zorgt dat we dit ook op de juiste manier ondersteunen. Deze module heet ProdistERP Business Components. Hierin calculeren ondertussen veel van onze klanten. Omdat de meesten van hen al sinds jaar en dag met Microsoft Excel werken, kunnen ze hun wensen volledig kwijt en hebben ze alle vrijheid om naar believen aanpassingen of uitbreidingen te doen. Om ervoor te zorgen dat de calculator geen nieuwe, minder flexibele calculatie voor z’n kiezen krijgt, integreert ProdistERP Business Components volledig met Microsoft Excel. Zo heb je een ERP-systeem die het beste van twee werelden samenvoegt. De vrijheid van Microsoft Excel en de intelligentie van een ERP-systeem.

Ben je nu ook benieuwd naar de mogelijkheden van onze software en werk je nog steeds grotendeels in Microsoft Excel? We laten je graag, geheel vrijblijvend, onze software een keer zien. Maak gemakkelijk een afspraak op onze site en geef je voorkeur aan.

Een nieuw ERP systeem selecteren en aanschaffen

Enterprise resource planning

Enterprise resource planning (ERP) staat voor een computerprogramma (software) gebruikt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.

Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.

Waarbij voorheen veel bedrijven gebruikmaakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. 

Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en mogelijk kostenreductie.