Ze doen werkelijk alles zelf; van het ontwerp- en DTP-werk tot de belettering van auto’s en het bestickeren van de vriezers van een grote supermarktketen. Ook maakt het ze niet uit of ze nu één of 10.000 folders drukken: een klant is een klant. De strategie om alles te bieden waar een klant om vraagt op het gebied van drukwerk werkt niet voor ieder bedrijf. Voor Drukkerij Koopmans was het dé manier om de weerbarstige tijden in de grafische industrie te doorstaan. We spreken Frank Koopmans, een van de eigenaren van de succesvolle drukkerij in Zwanenburg, over zijn bedrijf en het belang van automatisering.

Familiebedrijf

“We zijn een echt familiebedrijf”, vertelt Koopmans. “In 1965 begon mijn vader met de drukkerij in een schuur in Amstelveen. Hij heeft het bedrijf in de jaren erna uitgebouwd.” Vandaag de dag leiden zijn zoons het bedrijf. “En dat gaat lekker”, vertelt Frank trots. “De afgelopen drie jaren is de omzet ieder jaar met meer dan 10% gestegen.” Het geheim achter die fikse omzetgroei in een wereld die steeds verder digitaliseert? “We hebben een hekel aan afhankelijkheid. Wat we zelf kunnen, doen we zelf. We proberen zo min mogelijk uit te besteden aan andere partijen. Daarmee voorkomen we veel ellende.”, vertelt Frank. “En..” vervolgt hij lachend, “we kunnen geen ‘nee’ zeggen. Die combinatie van alles willen bieden waar een klant om vraagt en dat ook nog eens in house willen doen, zorgt voor een groot aanbod van diensten hebben. Bovendien hebben we inmiddels bijna 45 man aan het werk.”

Niet alleen het personeelsbestand is groot; ook het inventaris van de drukkerij is indrukwekkend. In het bedrijfspand in Zwanenburg staat namelijk een flink arsenaal aan geavanceerd drukwerkapparatuur. Een van de laatste investeringen is de aanschaf van een nieuwe printer. Frank vertelt: “De Onset X2 kan 900 m2 per uur printen. Het is een nieuwe digitale printer waarmee we zowel in hoge resolutie als op hoge snelheid kunnen printen. Ook kunnen we op de meest uiteenlopende materialen te printen. Door voortdurend te investeren in nieuwe apparatuur, proberen we onze klanten nog beter te bedienen.”

Prodist ERP Software

Als drukkerij moet je investeren in automatisering, lijkt het credo te zijn van Drukkerij Koopmans. “Doe je dat niet, dan loop je al gauw achter de feiten aan en ben je niet meer van meerwaarde voor je klanten”, aldus Frank. Naast investeren in apparatuur, betekent dat ook dat je kritisch moet kijken naar de processen binnen je bedrijf. “Om snelle service te kunnen bieden en om efficiënt te blijven werken, investeren we voortdurend in het automatiseren van onze bedrijfsprocessen. Daarom zijn we in 2001 geleden klant geworden van Prodist ERP Software. We nemen zo’n beetje alle diensten van ze af. Van een online webshop waar klanten hun eigen bestelling kunnen plaatsen tot een module waarmee we eenvoudig calculaties kunnen maken. Ook hebben we een speciale voorraadbeheer module. Daarmee houden we onze voorraad in de gaten. Het systeem signaleert automatisch of het benodigde materiaal voor een order op voorraad ligt op het moment dat we een offerte opstellen voor een klant. Doordat we snel toegang hebben tot dergelijke informatie, kunnen we onze klanten direct de juiste informatie geven over de verwachte levertijd.”

Processen automatiseren

Met behulp van ProdistERP, heeft Drukkerij Koopmans in de afgelopen jaren veel van haar bedrijfsprocessen geautomatiseerd. “Dat is heel stapsgewijs verlopen. We hebben niet in een keer alles geautomatiseerd, maar begonnen met de basis. Door de jaren heen hebben we de software steeds verder uitgebreid met allerlei modules. Doordat we hebben geïnvesteerd in het automatiseren van onze bedrijfsprocessen, nemen we veel minder snel mensen aan dan voorheen. Ook zorgt het automatiseren van je bedrijfsprocessen ervoor dat er minder fouten gemaakt worden. Toen we ruim tien jaar geleden bij Prodist ERP Software aanklopten, was nog geen enkel proces in ons bedrijf geautomatiseerd; we deden alles handmatig. Dat duurde niet alleen lang, het was ook nog eens enorm foutgevoelig. Door te investeren in een ERP-systeem, hebben we veel van die menselijke fouten weg geautomatiseerd.”

Concreet voorbeeld

“Een van de modules die ons enorm veel werk en tijd heeft bespaard, is de eBusiness oplossing van Prodist ERP Software. Een grote landelijke supermarkt bestelde hun drukwerk al tijden via onze webshop. De grote uitdaging was het artikelbeheer. Bij de desbetreffende supermarkt werden diverse prijskaartjes op de DTP-afdeling bijgehouden. Vervolgens werden ze dan naar ons gestuurd, waarna ze bij ons ook werden bijgehouden.” Dat betekende veel dubbel werk, problemen met versiebeheer en daardoor werden er fouten gemaakt. “De heren van Prodist ERP Software hebben toen een artikelbeheer module toegevoegd, waarin de medewerkers van de supermarktketen zelf het artikelbestand kunnen beheren. Ze kunnen eenvoudig nieuwe artikelen aanmaken en bestaande artikelen wijzigen. Ook de prijskaartjes worden nu online beheerd. Door simpelweg een nieuwe prijs in te voeren worden de drukklare bestanden real time gegenereerd. Dit scheelt zowel ons als de supermarktketen enorm veel tijd en geld.”

Automatisering, een breed scala aan diensten en een echte ondernemersmentaliteit; het zijn dé ingrediënten waarmee de familie Koopmans een kleine drukkerij heeft laten uitgroeien tot een succesvol familiebedrijf.

Getagd op:

Geef een reactie