Je hebt ‘m onlangs in de bus gehad: jouw stempas. Je naam staat erop, evenals je geboortedatum en je adres. Ook staat vermeld waar het voor jou dichtstbijzijnde stembureau is. Best knap dat die gegevens allemaal kloppen, als je bedenkt dat er ruim 12,5 miljoen stemgerechtigden zijn. Heb je je wel eens afgevraagd wie deze stempassen ontwerpt? En… wie ze drukt, in een enveloppe stopt en verstuurd? Een partij die een aanzienlijk deel van de totstandkoming van de stempassen verzorgd is Data B. Mailservice uit Leek. Wat dat met Prodist ERP Software te maken heeft? Ze zijn een van onze klanten – en daar zijn we heel trots op!

De stempas

In drie weken tijd een belangrijk deel van de stempassen opmaken, drukken, couverteren en versturen; de dames en heren van Data B. Mailservice hebben een drukke tijd achter de rug. Toch is die druk niet ongewoon. Liana Willems, directeur van het bedrijf, vertelt: “we verzorgen niet alleen een aanzienlijk deel van de stempassen, maar ook alle communicatie rondom belastingaangiftes. Denk aan de (WOZ-)aanslagen, herinneringen en aanmaningen. We maken deze documenten op en laten ze vervolgens uit onze machines rollen. We doen veel voor gemeentes, maar ook voor grote verzekeraars en pensioenfondsen. ”

Digitaal & fysiek

Data B. Mailservice is specialist in transactiemail. Het bedrijf denkt op het hoogste niveau mee met organisaties en (overheid)instellingen over hun kanaalstrategie. Ofwel; welke kanalen zet je in voor de communicatie, interactie en transactie met en naar de klant? Vervolgens zorgen ze er ook voor dat deze communicatie daadwerkelijk tot stand komt. Die communicatie bestaat niet alleen uit fysieke output. Data B. Mailservice verzorgt zowel de fysieke als de digitale output voor haar klanten. Hoewel je zou verwachten dat de communicatie met klanten en burgers steeds verder digitaliseert, valt dat volgens Liana Willems reuze mee: “Gek genoeg blijft de fysieke output tot op heden vrij stabiel. Digitale communicatie neemt natuurlijk wel steeds verder toe, maar we zien dat er nog vaak voor een combinatie van fysieke en digitale communicatie wordt gekozen.”

Van opmaak tot zending

Hoe ziet dat proces er dan precies uit, voordat de brief op de deurmat of in de mailbox van een klant of burger belandt? Liana vertelt: “Als we de vraag krijgen van een organisatie om de communicatie en interactie met klanten, burgers of debiteuren te verzorgen, dan denken we allereerst mee over de wijze waarop dat moet gebeuren. Een goed voorbeeld daarvan is Mijn Overheid; Data B. Mailservice heeft hiervoor een kanaalstrategie uitgedacht, waarbij fysieke en digitale output met elkaar worden gecombineerd. We werken de strategie uit, richten een test- en productieomgeving in en als het proces goed uit de (vele) tests komt, gaan we ‘live’.”

De klanten van Data B. Mailservice, bijvoorbeeld de samenwerkende belastingkantoren, leveren ruwe data aan. “Met die ruwe data maken wij de documenten op en – in het geval van fysieke verzending – versturen ze naar onze printers. In enorme volumes worden de documenten vervolgens afgedrukt; we hebben machines die tot wel 120 meter per minuut kunnen printen. Met behulp van hoog volume couverteermachines worden de brieven daarna gevouwen en in enveloppen gestopt. Het proces sluiten we af met de daadwerkelijke verzending, die ook door ons wordt verzorgd.”

“In het geval van digitale verzending zetten we het bericht klaar in bijvoorbeeld Mijn Overheid. De burger krijgt dan een mail dat er een nieuw bericht voor hem of haar klaarstaat.”, vertelt Liana. “Een zeer complex traject, doordat er heel veel verschillende variabelen in een bestand staan. Bovendien dwingt de wet bescherming persoonsgegevens ons om uitgebreide maatregelen te nemen om de integriteit van onze zendingen te garanderen.”

Efficiënt proces

Om een complex proces als dit in goede banen te leiden, heb je een goed uitgedacht systeem nodig waarmee je alle facetten zoveel mogelijk automatiseert. “Sinds 1 januari 2015 heeft Prodist ERP Software daarom alle processen bij Data B. Mailservice geautomatiseerd. Voorheen gebruikten we voor ieder proces losse systemen. Die systemen koppelden dan niet (goed) onderling en dat zorgde voor veel frustratie en tijdverlies. We zijn gaan kijken of we wellicht zelf iets konden bouwen, maar merkten al gauw dat dit een intensief en lang traject zou worden.”

Prodist ERP Software kwam dan ook op het juiste moment. “We zijn in 2014 begonnen met de implementatie en op 1 januari 2015 konden we van start. Prodist ERP Software heeft ons gehele werkproces in hun ERP-pakket weten te vangen. Van eerste belnotitie tot melding van verzending.” De implementatie ging logischerwijs niet over een nacht ijs en was voor beide partijen een flinke uitdaging. “Je probeert een zeer complex proces in één systeem te vangen. Dan loop je natuurlijk tegen dingen aan. Gelukkig was onze accountmanager Steven 24/7 bereikbaar. Zo’n hoog niveau van klantenservice zie je tegenwoordig niet vaak meer bij bedrijven. Zonder Steven was het allemaal niet zo prettig verlopen, daar ben ik van overtuigd.”

Tevreden klant

Niet alleen onze Steven krijgt een grote veer, ook met de software zelf is Liana erg content. “Wat Prodist ERP Software voor ons heeft gemaakt is echt maatwerk. De wijze van accorderen en toewijzen van orders is helemaal ingericht op het proces van Data B. Mailservice. Het is een sluitend systeem geworden. Dat werkt niet alleen heel prettig, we besparen er ook enorm door!”

Geef een reactie