Door Jan van der Meulen – j.vd.meulen@prodist.nl

Op 25 mei dan is het al zover. Dan gaat de nieuwe privacywet in. En dat heeft best wel veel invloed op onze manier van vastleggen en communiceren. Mailen, appen, berichten op social media over die leuke nieuwe klant of dat mooie project, we doen het allemaal en ook nog eens de hele dag door.

Op deze manier gaat er veel data via verschillende kanalen alle kanten op . De normaalste zaak van de wereld,… toch? Nou, na de 25 mei iets minder normaal.

Eerst een praktijkvoorbeeld; Deze week was ik bij één van onze klanten en kwam de vraag hoe om te gaan met privacygevoelige data richting zijn klanten na 25 mei. Zijn klant, een grote bekende bank, had deze vraag namelijk ook bij hem neergelegd. Tot nu toe kwam er altijd gewoon een bestandje binnen dat hij vervolgens ging opmaken. De opgemaakte proef werd in de mail gestuurd en na wat heen en weer gemaild (en soms gebeld) en werd de order gedrukt.

Het mailen van de proef mag niet meer van deze klant. Proeven in de mail met privacygevoelige informatie worden niet meer geaccepteerd. De kans dat de mail op een verkeerde plek komt of door niet bevoegde ogen wordt bekeken is te groot.

Deze vraag is ons gelukkig door een andere, wat grotere direct mail klant, een aantal jaren geleden al gesteld. Zij produceren voor de overheid stempassen en dergelijke en de proeven hiervan moesten achter een beveiligde inlogprocedure terecht komen.

Hiervoor hebben we bij Prodist ERP Software de volgende oplossing gebouwd. Vanuit ProdistERP is er een proevenbutton toegevoegd. Met deze functionaliteit koppel je de proef aan de order en verzend je een link. Zodra de klant op deze link klikt wordt hij doorgelinkt naar de ProdistERP Webdeskmodule en naar de juiste proef. In dit scherm kan de klant de proef goed of afkeuren, hierbij de reden aangeven en deze informatie komt weer binnen ProdistERP, in het proevenscherm binnen. Op deze manier moet de klant eerst inloggen en is de privacy voor dit stuk gewaarborgd.

Waar we ook aan gedacht hebben zijn de bestanden die bij orders binnenkomen. Ook deze komen vaak via de mail binnen. Hiervoor hebben we een automatische downloadlink gemaakt. Vanuit elke offerte en order wordt deze mee gemaild en kan de klant zijn bestanden in een mappenstructuur plaatsen. De geplaatste bestanden komen dan automatisch in de orderwerkmap binnen. Geen gedoe met WeTranser of mail meer maar rechtstreeks in de juiste map.

Je ziet het, we hebben al best veel gebouwd om ervoor te zorgen dat je tegen je klanten kunt zeggen dat het softwarematig geregeld is. Maar dan moet je die software natuurlijk wel hebben.

Hiervoor hebben we de AVG Complient bundel samengesteld.

De webdeskmodule (twv € 1750,00) en de automatische downloadlink (twv € 250,00) zijn twee softwareonderdelen die in deze bundel zitten. Daarnaast zijn er twee consultancydagen (twv € 1700,00) nodig om deze bundel in te richten.

Deze bundel wordt vanuit de Lente actie totaal € 3000,00 inclusief 3 Intratuin waardebonnen van met een gezamenlijke waarde van €150,00 (als je binnen onze lenteactie voor eind juni besteld).

Hiermee ben je er zeker van dat ook je grotere klanten je straks niet voor het blok zetten met eisen waar je niet zomaar aan voldoet.

Heb je nog vragen over deze AVG Complient bundel dan mag je me natuurlijk altijd bellen op 058-2534111 maar mailen mag ook naar j.vd.meulen@prodist.nl

En wil je een demo van de ProdistERP Webdeskmodule, dat kan natuurlijk altijd. Deze doet namelijk veel meer dan alleen maar de proeven. Zodra je klant inlogt zie hij zijn bedrijfsgegevens, offerte, orders, facturen, voorraden en dergelijke. Sowieso geen verkeerde module om te hebben.

Ik wens je een zonnige lente en ik spreek je snel.

Jan van der Meulen

Meer over de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensverwerking bij Prodist ERP Software lees je hier.

Geef een reactie